Kako uporabljati Google Drive

Google Drive je rešitev za shranjevanje v oblaku s 15 GB prostora za shranjevanje, ki je na voljo brezplačno in s plačljivimi načrti z dodatnim pomnilnikom in funkcijami. Google Drive je uporabniku prijazna možnost zaradi preprostega vmesnika in integracije z Google Dokumenti.

Če še ne uporabljate storitve Google Drive, si oglejte naslednji vodnik, kjer boste izvedeli, kako ustvariti račun, naložiti in prenesti dokumente, deliti datoteke in kar najbolje izkoristiti storitev.

Kako začeti

Dostop do storitve Google Drive

Korak 1: Če ga še nimate, morate pred nadaljevanjem vožnje pridobiti Google Račun. Prijavite se lahko brezplačno in s tem boste dobili nemoten, sinhroniziran dostop do vseh Googlovih storitev. Če želite več kot 15 GB prostora za shranjevanje, boste morali plačati pristojbino, vendar to, da se odločite za to, ne bo vplivalo na vašo sposobnost uporabe storitve. Tudi prenos Google Chroma ne škodi, saj ima priljubljeni spletni brskalnik več razširitev in orodij, ki se dobro integrirajo z Driveom.

2. korak: Ko se prijavite (ali prijavite v obstoječi račun), lahko do storitve Drive dostopate prek brskalnika ali posebne mobilne aplikacije, ki je trenutno na voljo za Android in iOS.

Navigacija

Ko se prijavite v Drive, kliknite večbarvni znak plusNovov zgornjem levem kotu oz Moj pogon, ki se nahaja proti sredini zaslona. V mobilni aplikaciji pritisnite krog z znakom plus v spodnjem desnem kotu. S tem se odpre meni, v katerem boste lahko ustvarili ali naložili datoteko v Drive. Prek tujih aplikacij lahko ustvarite preglednico, besedilni dokument, predstavitev diaprojekcije, obrazec, risbo in kup drugih stvari.

Tu ne bomo podrobneje razpravljali o tem, kako uporabiti vsakega od teh brezplačnih programov, vendar je tu nekaj nasvetov za hitro uporabo teh storitev:

Nasvet 1: Gumbi na disku so precej preprosti, če pa kdaj niste prepričani, kaj počne, le z miško lebdite nad njim. Pojavilo se mora pojavno okno, ki pojasnjuje delovanje gumba.

Nasvet 2: Če ste že kdaj uporabljali Microsoft Office - tj. Excel, Word ali PowerPoint -, bi morali biti Googlovi programi, Google Dokumenti in Google Diapozitivi videti znani. Delujejo podobno in so verjetno bolj intuitivni. Ne boste našli toliko naprednih funkcij kot v Microsoftovi programski opremi, vendar je Drive brezplačen, zato je to pričakovano.

Nasvet 3: Čeprav lahko obiščete primarno stran Dokumenti, Preglednice ali Diapozitivi, da si na enem mestu ogledate vse datoteke te vrste, je ustvarjanje map morda boljši način za organizacijo. Če želite ustvariti mapo, kliknite Novov zgornjem levem kotu izberiteMapa,in poimenujte imenik datotek. Nato preprosto povlecite datoteke v mapo, ki ste jo izbrali na glavni strani pogona.

Datoteke, do katerih boste želeli dostopati pozneje, lahko tudi označite s zvezdico, tako da kliknete Dodaj zvezdico v meniju tega elementa, vendar ne pozabite, da si jih lahko ogleda samo oseba, ki jih je dodala, in ne tisti, s katerimi ste določen element dali v skupno rabo.

Nasvet 4: Drug način, kako hitro najti element v svojem pogonu, je uporaba Išči v storitvi Drive funkcijo. Na vrhu vsake strani je polje, kjer lahko datoteko iščete z imenom ali vrsto datoteke. Če v tem polju pritisnete puščico navzdol oz Več orodij za iskanje, lahko določite še več in poiščete datoteke na podlagi določenih meril, na primer datuma ali s kom ste datoteko dali v skupno rabo.

Kar najbolje izkoristite Google Drive

Nalaganje in skupna raba dokumentov

Če želite naložiti dokument v Drive, kliknite ikono Naloži datoteke ali Nalaganje datoteke gumb pod Novo ali Moj pogonin izberite datoteko iz računalnika. Drive je odličen za osebno uporabo, toda tisto, kar ga ločuje od drugih storitev v oblaku, so močna orodja za sodelovanje. Če morate na projektu sodelovati na daljavo, lahko z njim delite dokument in ga sproti spreminjate.

Če želite dokument dati v skupno rabo, potem ko ste ga ustvarili, poglejte v zgornji desni kot okna datoteke in poiščite Deliti .

Če želite dokument dati v skupno rabo, potem ko ste ga ustvarili, kliknite Deliti v zgornjem desnem kotu dodajte sodelavce z uporabo njihovih e-poštnih naslovov in kliknite modro Končano . Ko dobijo dostop, se mora dokument prikazati pod V skupni rabi z mano na nadzorni plošči pogona Drive, povezava do dokumenta v skupni rabi pa bo poslana tudi na njihov e-poštni predal.

Lahko uporabite povezavo za skupno rabo na dnu Skupna raba z ljudmi in skupinami meni za pošiljanje datoteke prek besedila ali druge storitve za pošiljanje sporočil. Samo kliknite Kopiraj povezavo na dnu tega menija.

Ko ste v dokumentu v skupni rabi, lahko vidite, kdo ga trenutno ureja, tako da pogledate v zgornji desni kot okna. Imena sodelavcev bodo prikazana v različnih barvah (ali s sliko njihovega računa), tako da jih lahko hitro ločite. Premaknite kazalec miške nad katero koli barvo, da vidite, koga predstavlja.

Prenos dokumentov in dostop do datotek brez povezave

Druga uporabna funkcija pogona je možnost ogleda in urejanja datotek, tudi če nimate dostopa do interneta. Vse, kar morate storiti, je prenesti razširitev Google Docs Offline za Google Chrome. Ko ga prenesete in omogočite v nastavitvah pogona, lahko dostopate do določenih datotek (Dokumenti, Preglednice in Diapozitivi), tudi ko nekaj ur potujete ali brez interneta. V imenu datoteke se bo v oknu datoteke pojavil siv krog s strelo, ki vas bo obvestil, ko ste brez povezave.

Ena od slabosti tega pa je, da lahko dostopate samo do datotek, ki ste jih ustvarili in jih niste delili z nikomer. Za to morate v brskalniku že odpreti Google Drive. Do podatkov lahko dostopate tudi brez povezave prek mobilne aplikacije, če ste funkcijo vklopili Nastavitve predhodno.

Dodajanje več sodelavcev prek Googlove skupine

Če želite dokument deliti z veliko skupino ljudi, se izogibajte vnašanju vsakega e-poštnega naslova posebej, tako da dokument delite s celotno Googlovo skupino. Vsaka oseba v tej skupini (kot tudi osebe, ki so bile pozneje dodane v skupino) bo imela dostop do vsega, kar ste dali v skupno rabo.

Skupna raba več datotek hkrati

Ali želite deliti veliko datotek hkrati? Namesto da bi posamezno datoteko dali v skupno rabo, jo lahko premaknete v mapo in jo daste v skupno rabo. Vsi, s katerimi mapo delite, bodo imeli dostop do vseh podatkov v njej.

Pretvorba dokumentov, ustvarjenih z drugimi programi

Ali morate dokument deliti s sodelavci ali prijatelji, da bodo lahko sodelovali pri njem, vendar že imajo datoteko v drugem, podobnem programu? Ni se treba sekirati. Dokler so dokumenti v pravilni obliki, je večino datotek enostavno pretvoriti v Google Dokumente, ki jih lahko nato delite in urejate skupaj. Če želite to narediti, preprosto naložite želeno datoteko in jo odprite v storitvi Drive. Nato na zaslonu za predogled dokumenta, ki se prikaže, izberite Odpri z gumb spustnega menija. Glede na vrsto datoteke bo Google predlagal ustrezen program, s katerim jo boste odprli. V tem meniju izberite program, ki ga želite pretvoriti v obliko Google Docs. Spodaj so zapisane datoteke, ki jih je trenutno mogoče pretvoriti v Google Drive.

Vrnitev na starejšo različico dokumenta

Pomembna težava pri sodelovanju je, da je na splošno bolečina popraviti nekaj, kar je nekdo drug zajebal. Zlasti pri dokumentih v živo, do katerih ima dostop več ljudi, sledenje spremembam postane glavobol. Na srečo vam ni treba skrbeti, če se znajdete v eni od teh situacij - Google vas podpira. Drive shrani vsako posodobljeno različico dokumentov 30 dni ali 100 popravkov, kar nastopi prej. Vgrajena funkcija za shranjevanje olajša vrnitev na starejšo različico datoteke (tudi večkrat).

Če želite pridobiti starejšo revizijo dokumenta, odprite datoteko, ki jo želite spremeniti. Kliknite Datoteka> Zgodovina različic . Nato izberite Glejte Zgodovina različic . Odpre se nov zaslon in na desni strani dokumenta se prikaže vrstica. V tej vrstici so v kronološkem vrstnem redu navedene prejšnje revizije. Kliknite katerega koli od njih, da dobite predogled te posebne revizije. Če je tista, ki jo iščete, kliknite modro Obnovi to različico gumb, ki se prikaže na vrhu zaslona. Ko kliknete, se bo vse vrnilo v prejšnje stanje. Druga koristna lastnost v zgodovini različic je možnost, da vidite, kdo je naredil spremembe. Po potrebi lahko zaklenete svoj dokument, tako da ga lahko urejate samo vi (in zaupanja vredni kolegi ali stiki), hkrati pa drugim pooblaščenim uporabnikom omogočite privilegij samo za ogled.

Uporaba aplikacij Google Drive

Pogon je več kot le storitev za sinhronizacijo datotek ali nabor pisarniške programske opreme. Google ima za to večje načrte. Google poleg lastniške programske opreme prek Drivea ponuja še na desetine tujih aplikacij. Aplikacije ponujajo funkcije, tako da lahko ustvarite diagrame po meri, urejate fotografije, gradite 3D modele, izdelate skice in še več. Iskreno, nismo še odkrili vsega, kar lahko naredi Drive. Toda še ena značilnost, ki nam je všeč, je, da bo katera koli datoteka, ki jo ustvarite v teh aplikacijah, shranila in sinhronizirala z vašim računom Drive, tako kot katera koli druga Googlova aplikacija. Oglejte si jih tukaj.