Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, ki ga najdemo v zbirki Office, je najnovejša in največja aplikacija za preglednice iz podjetja Redmond, zato obstaja dober razlog, da jo veliko število drobilnikov uporablja za vse svoje potrebe po drobljenju. Medtem ko je Excel primeren za preproste preglednice za sledenje stroškov ali izdelavo koledarjev, pride na vrsto, ko morate narezati kocke in nato predstaviti zapletene podatke. Tukaj vam pokažemo, kako v Excelu ustvarite vrtilno tabelo, da izkoristite eno najmočnejših orodij aplikacije.
Preden začnemo, za kaj natančno so koristne vrtilne tabele? Preprosto povedano, vrtilne tabele vam omogočajo, da iste podatke gledate na različne načine in z različnih zornih kotov, da olajšate poglobljeno analizo in opazite pomembne trende. Ko na primer ocenjujete prodajne rezultate, boste morda želeli pogledati posamezno osebo, določen izdelek ali določen časovni okvir. Z vrtilno tabelo lahko ustvarite en sklop informacij in nato enostavno spremenite svoj fokus iz ene stvari v drugo - analizo, ki bi jo bilo dolgočasno izvajati ročno.
Upoštevajte, da boste za uporabo vrtilnih tabel potrebovali celotno različico programa Excel 2016. Različica Excela za univerzalno platformo Windows (UWP) za Windows 10 tega in številnih drugih naprednih Excelovih funkcij ne vključuje. Če želite preizkusiti nove funkcije programa Excel, se pridružite programu Office Insider in morda prvi preizkusite novo funkcijo vrtilne tabele.
1. korak: pripravite podatke
Morda je najpomembnejši korak pri uporabi vrtilnih tabel Excel skrbno organiziranje podatkov. To najlažje storite z uporabo Excelovih tabel, ki vam omogočajo dodajanje vrstic, ki bodo vključene v vrtilno tabelo vsakič, ko pritisnete osvežitev. Toda vsaj želite, da so vaši podatki v obliki tabele z informativnimi glavami stolpcev in z doslednimi podatki v stolpcih.
Recimo na primer, da želite analizirati prodajne informacije za svoje podjetje. Imate šest prodajalcev, ki prodajajo tri izdelke v številnih regijah. Vaši izdelki so prilagojeni posamezni stranki, zato se cene razlikujejo. Tu je vzorčna tabela z izmišljenimi informacijami, ki vam dajo idejo, kako je mogoče podatke organizirati z mislijo na vrtilno tabelo.
Tabela je bila ustvarjena tako, da najprej vnesete podatke, nato izberete celoten obseg in nato odprete Vstavi> Tabela. Ponovno vam ni treba storiti tega koraka, vendar je priporočljivo, če želite pozneje dodati več vrstic podatkov in olajšati posodobitev vrtilne tabele.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends 2. korak: Poskusite s priporočilom
Excel je poln izvrstnih trikov za lažje delo s podatki in kadar koli je mogoče, bo skušal uganiti, kaj želite doseči, nato pa samodejno izvede nekaj korakov. To koristno naravo tukaj prikazuje orodje Priporočene vrtilne tabele, ki si ogleda vaše podatke in ponuja nekaj logičnih možnosti za analizo in predstavitev stvari.
Če želite uporabiti priporočeno vrtilno tabelo, preprosto pojdite na Vstavi> Priporočene vrtilne tabele. Excel vam bo predstavil nekaj možnosti, ki jih boste morali razmisliti. V našem primeru Excel ponuja ustvarjanje 10 različnih vrtilnih tabel, ki si ogledujejo številne različne kote naših prodajnih podatkov. Upoštevajte, da je pomembno, kako označite stolpce; Excel bere te glave in ponuja priporočila, ki so najbolj smiselna. Če želite na primer pogledati prodajne cene, ne uporabljajte izraza »stroški«, ker bo Excel ustrezno utemeljil svoje priporočilo.
Eno od priporočil je "Vsota celotne prodaje s strani kupca." Če izberemo to možnost, bo Excel nadaljeval z izdelavo vrtilne tabele.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Upoštevajte, da vrtilna tabela prikazuje samo podatke, ki so pomembni za našo sedanjo analizo. Na desni strani boste v pogovornem oknu Polja vrtilne tabele našli merila, s katerimi ga je ustvaril Excel. Kaj pomeni vsako od teh polj, bomo obravnavali v naslednjem poglavju o prilagajanju.
3. korak: prilagodite svojo vrtilno tabelo
Vsak od elementov v tem pogovornem oknu je pomemben za določitev načina delovanja vrtilne tabele. Kliknite konfiguracijski zobnik, da spremenite videz tega pogovornega okna, kar vam najbolj ustreza.
Izbira polj
Tu izbirate stolpce, ki jih želite vključiti v vrtilno tabelo. Kako se bodo ti podatki zapolnili v vrtilni tabeli, je odvisno od vrste podatkov, ki jih predstavljajo - Excel bo sam ugotovil, ali želite dodati vrstico v vrtilno tabelo ali dodati podatke polja znotraj tabele. Če na primer izberete »Artikli«, Excel predpostavlja, da želite dodati število elementov za vsako stranko.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Če izberete »Datum«, Excel uvrsti podatke v tabelo in organizira prodajo po datumu, ko je prišlo.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Med delom na lastnih vrtilnih tabelah lahko preizkusite, kako vidite, kako dodana in odstranjena polja vplivajo na prikazane podatke. Ugotovili boste, da se Excel odlično trudi pri izbiri, ki je smiselna, lahko pa tudi spremenite stvari, če Excelove odločitve nimajo smisla.
Filtri
Če želite omejiti prikaz podatkov, povlecite elemente s seznama za izbiro polj v razdelek »Filtri«. Če na primer povlečete »Stranka« v razdelek »Filtri«, lahko enostavno prikažete samo podatke ene ali ene stranke.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Stolpci
Če povlečete polja v razdelek »Stolpci«, lahko razširite način poročanja o svojih podatkih. Ko povlečete polje v ta razdelek, bo Excel poskušal ugotoviti, kako želite predstavljene podatke. Če na primer povlečete »Datum« v razdelek »Stolpci«, bo Excel prikazal prodajo, povzeto za najbolj logičen časovni okvir, ki je v tem primeru na mesec. To bi bilo koristno, če bi vas primarno skrbelo, koliko mesečno prodate z upoštevanjem vzorcev nakupa strank.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Vrstice
Podobno lahko povlečete polja v razdelek »Vrstice«, če želite v vrstico vrtilne tabele vdelati različne podatke. Če spet povlečemo »Datum« v razdelek »Vrstice«, bo Excel razdelil prodajo po kupcih na mesec, vendar bodo podatki povzeti po strankah in ne po mesecih, kot v prejšnjem primeru. V tem primeru vas večinoma skrbi, koliko ste prodali posamezni stranki, hkrati pa želite opaziti vse časovne trende.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Vrednote
Na koncu razdelek »Vrednosti« določa, kako analizirate svoje podatke. V vseh naših dosedanjih primerih smo preučevali skupno prodajo. Če v tem razdelku kliknete puščično tipko navzdol, lahko konfigurirate nastavitve polja vrednosti tako, da si ogledate drugačen numerični izračun.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Recimo, na primer, da želite namesto celotne prodaje pogledati povprečja prodaje. V pogovornem oknu z nastavitvami polja vrednosti preprosto izberete “Povprečje”. Obliko številk lahko nastavite tudi tako, da so rezultati najbolj smiselni.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Zdaj, namesto da bi upoštevali skupno prodajo po strankah in nato izračunali skupno vsoto, gledamo na povprečno prodajo po podjetju in nato na povprečno prodajo v celotnem podjetju. To bi bilo koristno pri ocenjevanju, katere stranke so na primer nad ali podpovprečne v prodaji in si zato zaslužijo največ (ali najmanj) pozornosti. V našem primeru morda Acme Engineering in Jones Roofing ne zaslužita toliko prodajne pozornosti kot drugi.
Jasno je, da vrtilne tabele ponujajo številne možnosti za enostavno rezanje in rezanje podatkov. Trik pri učinkoviti uporabi vrtilnih tabel je, da se natančno odločite, kaj želite videti, preden začnete uporabljati možnosti. Prav tako se želite prepričati, da se vaši podatki ujemajo s tem, kako ste postavili tabelo in kako ste poimenovali glave. Bolj ko boste previdni pri nastavljanju stvari, bolj učinkovite bodo vaše vrtilne tabele.
4. korak: ustvarite svoje vrtilne tabele iz nič
Ko se poigrate s funkcijo vrtilne tabele in spoznate, kako različne možnosti vplivajo na vaše podatke, lahko začnete ustvarjati vrtilno tabelo iz nič. Postopek je podoben priporočilu, le da pojdite na Vstavi> Vrtilna tabela in nato ročno izberete podatke kot prvi korak.
V našem primeru to pomeni izbiro tabele1, lahko pa izberemo tudi obseg podatkov ali povlečemo iz zunanjega vira podatkov. Odločimo se lahko tudi, ali želimo ustvariti nov delovni list ali postaviti vrtilno tabelo poleg svojih podatkov na določeno mesto na obstoječem delovnem listu.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Ko smo izbrali, se nam prikaže prazna vrtilna tabela in pogovorno okno Polja vrtilne tabele.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Ustvarjanje lastne vrtilne tabele je potem samo preprosto izbiranje polj in določitev, kako želimo, da se podatki izračunajo in prikažejo. Recimo, da želimo videti, kako so prodajalci delali na mesec, z vsoto prodaje v tem letu. Izbrali bi polja »Prodajalec«, »Datum« in »Skupna prodaja«, povlekli polje »Prodajalec« v razdelek »Filtri« in konfigurirali vrednosti, prikazane kot valuta. Excel samodejno doda ustrezne postavke datuma v razdelek »Vrstice« in domneva, da želimo videti vsote.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Excel bo privzeto prikazal vse podatke za vse prodajalce. Izberemo lahko tudi enega prodajalca, da si ogleda samo njegove podatke. V tem primeru vidimo, da je imela Judy French prodajo v samo treh mesecih, čeprav je bila njena skupna prodaja znatna. To bi lahko pomenilo, da je bil njen prodajni postopek daljši, ker je namesto na ribe lovila kitove - dragocen zaključek, če je točen. Morda bi bila dobra naložba v pomočnico, ki bi Judy pomagala hitreje zaključiti prodajo.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends 5. korak: Vlagajte v nekaj učenja
Če želite dobitires dobro uporabljate vrtilne tabele Excel, vložite nekaj časa in se naučite malo več o tem, kako uporablja različne vrste podatkov. Microsoft ponuja lastne vire za usposabljanje in tu je treba razmisliti o številnih zunanjih trenerjih.
Na splošno pa to pomeni, da kopati v Excel na način, ki presega obseg tega vodnika. Kljub temu upamo, da zdaj vidite, kako so lahko vrtilne tabele močno orodje za analizo vaših podatkov, in začeti je razmeroma enostavno, če imate podatke konfigurirane v pravo vrsto tabele. In ne moremo dovolj poudariti, kako pomembno je vedeti, kaj želite doseči s svojo vrtilno tabelo, še preden začnete.
